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| Tabla de contenidos |
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Objeto del Modelo
Este documento define un marco normativo para la ejecución de cualquier proceso de implantación en el ámbito del SAS, independientemente del producto implantado.
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Estas áreas de conocimiento son las siguientes:
Áreas de conocimiento | |
Área de conocimiento | Descripción |
| El área funcional será la principal responsable del correcto proceso de la Gestión del Cambio en el centro, reingeniería de procesos del centro, verificación del alcance, parametrización de los entornos, etc. |
| Definición del alcance de la formación, organización de colectivos, preparación de material divulgativo, acciones formativas a los diferentes colectivos |
| Transferencia de información entre el sistema origen y el sistema destino, con el fin de que el segundo sustituya al primero. |
| Definición del alcance de intercambio de información con sistemas propios del centro y corporativos. |
| Se encarga de verificar, certificar y asegurar que la infraestructura del centro, en cuanto a sistemas, esté preparada para el proceso de implantación. |
| Analizar los procesos actuales de explotación de datos del centro, verificar su cobertura con los procesos disponibles en el nuevo sistema, apoyar a la transición de los mecanismos de explotación de datos sobre el nuevo origen. |
| Todas aquellas actividades relacionadas con la gestión, seguimiento y control del proyecto |
Fases
El MCMI divide la ejecución de las actividades en ocho fases que cubren todo el ciclo de vida de la implantación, desde el Kick-Off de comienzo de las actividades hasta el cierre del proyecto o petición de implantación.
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Las fases son las siguientes:
Fases | |
Fase | Descripción |
Fase 1: APS. | Fase de obtención de información relevante sobre la situación de partida en la que se encuentra el centro, de manera que permitan conocer el grado de adecuación del mismo a la ejecución de los procesos de implantación, y el grado de complejidad que este proceso supondrá. |
Fase 2: Reingeniería de Procesos | Fase en la que se llevan a cabo sesiones dedicadas a la exposición de los nuevos módulos o sistemas, durante las cuales el centro indicará como contrastan los procesos implementados en este con los actualmente instaurados en el centro, y se modelará la forma más idónea de unir ambos conjuntos de forma que queden cubiertos de la forma más natural posible todos los procesos del centro. Este es el momento de definir el alcance de las migraciones y de las integraciones. |
Fase 3: Preimplantación | Periodo en el cual el centro se adecúa al resultado del análisis realizado durante la etapa de Reingeniería de Procesos y se prepara a la línea base necesaria para que puedan llevarse a cabo propiamente las actividades de la fase de implantación. |
Fase 4: Implantación | En esta fase se llevan a cabo las actividades directamente relacionadas con el proceso de implantación en el centro, una vez este ha sido adecuado durante la fase anterior para el comienzo de estas actividades. |
Fase 5: Arranque | Durante la puesta en Producción del nuevo sistema se realizarán tareas de migración de los datos justo antes del arranque, integraciones que quedarán operativas, y en general todas las actividades que permitirán transicionar desde el sistema original hacia el nuevo. |
Fase 6: Consolidación | El objetivo de la etapa es que el centro se adapte los más rápidamente posible al cambio de sus sistemas de información. Para esta fase habrá un periodo establecido de tiempo en las cuales se desarrollará el Plan de Soporte Post-arranque presentado y consensuado con el hospital. |
Fase 7: Extensión | Durante este periodo, además de continuar con el Plan de Soporte Post-arranque, se realizará la ampliación del alcance de la implantación del sistema acordado con el centro. |
Fase 8: Paso a N3 | En esta última fase, el equipo de implantación finaliza |
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su asignación al centro transfiriendo el soporte a los proveedores de servicio N3. |
Roles y Responsabilidades
Se muestra a continuación los roles definidos por el MCMI. Para cada uno de ellos encontrará a continuación la siguiente información:
- Ámbito al que pertenece (proveedor, STIC, centro involucrado, etc).
- Descripción del rol/perfil.
- Actividades en las que participa el rol junto con el tipo de Responsabilidad con el que participa.
| Equipo de Implantación | ||
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| Perfil | Descripción | Actividades y Responsabilidades |
| Jefe de equipo de implantación | La empresa u organización responsable de la ejecución del proceso de implantación deberá formalizar la concepción de un equipo de trabajo en el que participe una serie de perfiles multidisciplinares. A la cabeza de todos los miembros de un equipo concreto se encontrará un perfil específico que realizará una serie de actividades concretas. Se trata de este rol. | |
| Perfil funcional del equipo de implantación | La empresa u organización responsable de la ejecución del proceso de implantación deberá formalizar la concepción de un equipo de trabajo en el que participe una serie de perfiles multidisciplinares. Uno de los miembros de dicho equipo deberá ser especialista en el negocio funcional involucrado y en actividades de parametrización, y será encargado de ejecutar las actividades asignadas a este rol. | |
| Perfil de formación del equipo de implantación | La empresa u organización responsable de la ejecución del proceso de implantación deberá formalizar la concepción de un equipo de trabajo en el que participe una serie de perfiles multidisciplinares. Uno de los miembros de dicho equipo deberá ser especialista en actividades de formación, y será encargado de ejecutar las actividades asignadas a este rol. | |
| Perfil de migración del equipo de implantación | Uno de los miembros de dicho equipo deberá ser especialista en procesos de migración, carga y movimiento de datos, etc y será encargado de ejecutar las actividades asignadas a este rol. | |
| Perfil de integración del equipo de implantación | Uno de los miembros de dicho equipo deberá ser especialista en procesos de integración, mensajería, etc y será encargado de ejecutar las actividades asignadas a este rol. | |
| Perfil de sistemas del equipo de implantación | Uno de los miembros de dicho equipo deberá ser especialista en sistemas y comunicaciones (máquinas, bases de datos, firewalls, enrutamiento, etc) y será encargado de ejecutar las actividades asignadas a este rol. | |
| Centro | ||
|---|---|---|
| Perfil | Descripción | Actividades y Responsabilidades |
| Responsable TIC del centro | Se trata del Subdirector provincial TIC de la provincia al que pertenece el centro o bien del jefe de servicio de Tecnologías de la Información del centro por delegación del primero. Junto a él participaran con este rol todos los miembros del servicio de tecnologías de la información a los que se le asigne responsabilidad en el proceso de implantación por parte del subdirector provincial o jefe de servicio. | |
| Responsable de cartera y servicios del centro | Se trata de perfiles que trabajan en el centro con capacidad para gestionar elementos de configuración centralizados en dicho ámbito. Suelen ser perfiles con capacidad para gestionar ESTRUCTURA, MACO, etc. | |
| Referentes funcionales del centro | En relación a cualquier proceso de implantación siempre será necesario identificar una serie de referentes funcionales del mismo, que conozcan la idiosincrasia de los procesos de negocio implantados, sus particularidades propias y los riesgos que pueda suponer su modificación. Deben ser por tanto perfiles con un conocimiento horizontal de todo el centro o del área específica que se le designe, en cuyo caso necesitaremos tantos referentes como sean necesarios para cubrir el 100% de las áreas afectadas. | |
| STIC | ||
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| Perfil | Descripción | Actividades y Responsabilidades |
| Jefe de proyecto de la STIC | La ejecución de un proceso de implantación de sistemas de información en el ámbito del SAS contará con la designación de un Jefe de Proyecto por parte de la STIC que velará por la correcta ejecución en tiempo, alcance y coste de este proceso y por la calidad del resultado final. | |
| Área de Sistemas de la STIC | Corresponde al área de Sistemas de la STIC, y con ello, de forma intrínseca al servicio que a este departamento presta CTI. | |
| OTI | Oficina Técnica de Interoperabilidad de la STIC. Vela por el cumplimiento de toda la normativa relativa a procesos de integración e interoperabilidad definida en la STIC así como por el correcto funcionamiento y mantenimiento de los sistemas de integración corporativos (ESB, etc). | |
| Jefe de proyectos Módulos centralizados | La ejecución de un proceso de implantación de sistemas de información en el ámbito del SAS contará con la designación de un Jefe de Proyecto por parte de la STIC que velará por la correcta ejecución en tiempo, alcance y coste de este proceso y por la calidad del resultado final. Junto a este, debido a la trasversalidad de determinados módulos centralizados del SAS como son MACO, ESTRUCTURA, etc, siempre participará en los procesos de implantación los Jefes de Proyecto de estos módulos centralizados con determinados niveles de responsabilidad según el caso y el escenario de implantación. | |
| Responsables Funcionales | Este perfil corresponde con los responsables funcionales que colaboran de forma puntual o continua con la STIC para la definición de los procesos de negocio de cada ámbito (asistencial, profesionales, económico-financiero, etc). Su participación es clave en determinadas actividades de verificación y en la resolución y toma de decisión en determinados escenarios. | |
| CGES | Servicio de Atención al Usuario de la Subdirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del SAS. Incluye los niveles de servicio 1 y 2 facilitados por este servicio. | |
| Proveedores de soporte N3 | ||
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| Perfil | Descripción | Actividades y Responsabilidades |
| Soporte N3 del producto a implantar | La empresa proveedora de los nuevos sistemas de información a implantar o evolucionar durante el proceso la implantación, deberán facilitar un mecanismo de soporte Nivel 3 para la ejecución de este. Será responsabilidad específica de este soporte N3 la ejecución y participación en determinadas actividades. | |
| Soporte N3 del producto existente a sustituir | La empresa proveedora de los sistemas de información existentes previamente al comienzo de la implantación, y que serán objetos de sustitución o evolución durante el mismo deberán facilitar un mecanismo de soporte Nivel 3 para la ejecución de este. Será responsabilidad específica de este soporte N3 la ejecución y participación en determinadas actividades. | |
| Soporte N3 de sistemas terceros o departamentales afectados | Las empresas proveedoras de determinados sistemas de información que sean impactados por el proceso de implantación (aunque no sean los sistemas a sustituir) deberán facilitar un mecanismo de soporte Nivel 3 para la ejecución de este proceso. Será responsabilidad específica de este soporte N3 la ejecución y participación en determinadas actividades. | |
Para cada una de las tareas de implantación se definen los perfiles involucrados en dicha tarea y la responsabilidad que cada perfil tiene en ella. Estas responsabilidades se establecen siguiendo una matriz RASCI:
| Responsabilidades RASCI | ||
|---|---|---|
| R | Responsible | Responsable. Este rol corresponde a quien efectivamente realiza la tarea. Lo más habitual es que exista sólo un encargado (R) por cada tarea; si existe más de uno, entonces el trabajo debería ser subdividido a un nivel más bajo, usando para ello las matrices RASCI. |
| A | Accountable | Quien rinde cuentas. Este rol se responsabiliza de que la tarea se realice y es el que debe rendir cuentas sobre su ejecución. Sólo puede existir una persona que deba rendir cuentas (A) de que la tarea sea ejecutada por su responsable (R). |
| S | Support | Quien apoya. Este rol se responsabiliza de ayudar al rol Responsible en la ejecución real de la tarea. Realiza la acción a la vez que este. |
| C | Consulted | Consultado. Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para realizar la tarea. Se le informa y se le consulta información (comunicación bidireccional). |
| I | Informed | Informado. Este rol debe ser informado sobre el avance y los resultados de la ejecución de la tarea. A diferencia del consultado (C), la comunicación es unidireccional. |
Detalle de las Fases
Vemos a continuación el detalle de cada una de las fases:
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Fase 1: APS
En la fase de Análisis Preliminar de Situación se recogerán entre otros datos del centro referentes a Cartera de Servicios y actividad, dimensionamiento general, datos sobre sus Sistemas de Información (integraciones entre las distintas departamentales, con el HIS…) y otra serie de datos que permitirán conocer el grado de adecuación del hospital a la ejecución de los procesos de implantación, y el grado de complejidad que este proceso supondrá.
Es importante que se recojan los datos exhaustivamente dado que esto ayudará a que en la Reingeniería de Procesos puedan extraerse los posibles riesgos con una mayor facilidad, y antelación.
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Fase 2: ReingenierÍa de Procesos
La fase de Reingeniería de Procesos tiene como objetivo analizar las circunstancias particulares del centro en el que se va a llevar a cabo la implantación, detectando de forma temprana aquellos aspectos y procesos que deban tenerse en cuenta sobre el nuevo sistema.
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La implantación en el centro supone una oportunidad inmejorable para la inclusión de mejoras en los procesos de trabajo, basados bien en la propia experiencia del centro, o bien en el conocimiento que los miembros del equipo de implantación han adquirido en su paso por anteriores procesos de implantación.
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Fase 3: Preimplantación
Una vez conocida y analizada la situación de partida del centro durante la fase de Reingeniería de Procesos, es el momento de la adecuación de este hasta el punto en el que es considerado que el centro está adecuado y preparado para poder llevarse a cabo el proceso de implantación.
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Finalizada esta fase, todos los agentes involucrados estarán en disposición de comenzar las actividades realmente involucradas en el proceso de implantación en el centro. Será el momento de comenzar la Fase de Implantación.
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Fase 4: Implantación
Esta fase, supone el comienzo efectivo de las actividades directamente relacionadas con la implantación en el centro.
Al inicio de esta fase, se desplegará para el centro el equipo completo de implantación quienes, de la mano de los referentes en cada área del centro, llevarán a cabo todas las actividades encaminadas a garantizar una transición exitosa hacia el nuevo sistema en el momento del arranque.
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Fase 5: Arranque
Fase de arranque, que supone la transición del sistema de información anterior al nuevo sistema de información a implantar.
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Certificarán así la finalización del proceso de arranque, dándose comienzo a la fase de Consolidación en la que el centro comenzará su andadura en el nuevo sistema en entorno real, quedando el sistema original en el estado que en cada caso se acuerde (no disponible, solo disponible en modo lectura para consulta de información, etc.).
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Fase 6: Consolidación
Durante esta fase posterior al arranque el objetivo fundamental es conseguir, en el menor tiempo posible, que el centro trabaje de la forma más fluida posible con los nuevos sistemas.
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En este periodo igualmente, se debe disponer de soporte n3 prioritario de los proveedores de los diferentes sistemas afectados, de manera que la resolución del volumen inicial de incidencias que suelen registrarse en los momentos iniciales sea estabilizado lo más rápidamente posible.
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Fase 7: Extensión
Durante la fase de Extensión continuarán todas las actividades relacionadas con la Consolidación de la implantación en el centro, por lo que seguirá el soporte priorizado ahora si en horario normal, se seguirán analizando los diferentes indicadores, monitorizando censo, integraciones, etc.
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Así, estos perfiles, acumularán ya el conocimiento adquirido durante todas las sesiones de formación, la participación activa en las actividades de implantación, su participación en el proceso de consolidación con su inmersión en el soporte N0 a los compañeros, y por último, estas sesiones finales de afianzamiento de los conocimientos.
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Fase 8: Paso a N3
Durante esta fase se protocolarizará el paso del servicio de implantación al soporte n3. Para este proceso se hace entrega de toda aquella documentación, informes de estado, y demás información previamente acordada con los n3.
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Por último se lleva a cabo un comité específico de paso a n3 donde el soporte n3 puede solicitar aclaración sobre la documentación facilitada y la subsanación de posibles deficiencias, dando como resultado final la aprobación formal del paso a n3 del centro implantado.
Vista general
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