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Es fundamental que estén especialmente los responsables funcionales para que todas aquellas excepciones que existan en los circuitos del hospital, puedan salir a la luz y tenerse en cuenta para las siguientes fases y queden reflejados en el documento ”GEST05. Informe final Reingeniería de Procesos GEST05. Informe final Reingeniería de Procesos” y en el documento “GEST06. Catálogo de peticiones de cambio funcionales “.

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[ACT-RP-FUNC-5] Verificar estado inicial

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El equipo de implantación debe apoyar en todo momento al hospital en la consecución de estas metas, aportando la experiencia y las herramientas que hayan generado valor añadido en anteriores implantaciones para la ejecución de estas actividades.

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[ACT-RP-FUNC-6] Definir Plan de Pruebas de Aceptación del Sistema

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El objetivo de este plan es definir aquellas pruebas que se van a llevar a cabo en un periodo de tiempo corto (máximo 1 hora) para verificar que, un sistema que ya ha sido previamente verificado durante la fase de implantación, y tras la migración de todos los datos activos y la activación de los elementos de integración, sigue comportándose correctamente y de igual forma a la que lo hizo durante la ejecución del “FUNC07. Plan de Pruebas Funcionales de los Circuitos” en la fase de implantación.

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[ACT-RP-FUNC-8] Definir Plan de Pruebas Funcionales de los circuitos

Una vez se disponga de un entorno en el que se ha parametrizado tanto la conectividad como las decisiones funcionales, y una vez se hayan implementado sobre el mismo las modificaciones acordadas al alcance del equipo de implantación, se podrá verificar que el resultado final casa con el esperado y acordado durante la fase de Reingeniería de Procesos. Para verificar todo esto, se ejecutarán las pruebas funcionales definidas en esta actividad. En esta actividad se trata de definir el plan de pruebas funcionales completo que se chequeará durante la fase de implantación.

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[ACT-RP-FUNC-9] Entregar plantillas de parametrización

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Para ello, entre otras medidas, se debe facilitar igualmente a los responsables las correspondientes guías de parametrización del sistema.

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 Área Formación

[ACT-RP-FORM-1] Transferencia del conocimiento > Actividades fase PRE

Una vez llevadas a cabo las sesiones de reingeniería de procesos, y antes de comentar la fase de Preimplantación, debemos asegurarnos hay que asegurarse que las tareas incluidas en esta fase son entendidas e interiorizadas por cada uno de sus responsable, en general, del centro.

Para ello, llevaremos se lleva a cabo este proceso de transferencia del conocimiento con los recursos implicados.

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[ACT-RP-FORM-2] Estimar esfuerzo necesario formación usuarios finales

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Aparte de la celebración de estas sesiones de formación específicas para los usuarios expertos, el conocimiento que estos adquirirán a través de las mismas se complementará de forma diaria con la participación activa en la ejecución de las actividades de implantación de la mano del equipo de implantación, y con el acceso a entornos de formación en los que profundizar y experimentar procesos con las nuevas herramientas.

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[ACT-RP-FORM-3] Entregar requisitos equipamiento formación

En esta actividadEn esta actividad, se procederá a la entrega al centro de los requisitos mínimos necesarios que han de cumplir los equipos cliente puestos a disposición de la formación de manera que se garantice que esta pueda llevarse a cabo sin problemas.

Incluye todos los requisitos que deberá cumplir un puesto cliente normal más aquellos adicionales que se estimen convenientes para poder ser utilizados en sesiones de formación (cañones de proyección, orientación de las mesas, pizarras, etc.).

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Área de Migración

[ACT-RP-MIGR-1] Entregar catálogo de reglas de negocio implicadas

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Estos requisitos y reglas deberán ser tenidos en cuenta en todo momento en la implementación de los procesos de extracción y transformación de datos del sistema origen, pues se deberá verificar que los datos contenidos en los ficheros de salida de dichas extracciones cumplan con todas y cada una de dichas reglas.

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[ACT-RP-MIGR-2] Definir Alcance de las migraciones

El El objetivo de esta actividad es definir al máximo detalle:

• Qué datos van a ser migrados y cuales no por falta de calidad en los datos, etc.
• Qué restricciones han de cumplir cada uno de los registros y cada uno de los campos de estos para poder ser migrados al nuevo sistema.
• Para aquellos valores obligatorios en el nuevo sistema para los que no exista información a migrar en el sistema origen, se deberá acordar qué valor/valores dummy van a ser utilizados.
• Requisitos previos que deberán tenerse en cuenta antes de la implementación de los procesos de extracción de datos.
• Decisiones generales a tener en cuenta: formatos de ficheros, de líneas de ficheros, de fechas, caracteres especiales, etc.
• Para cada campo de cada entidad a migrar, cuál es el origen de datos del que se va a nutrir de información (entidad y campo concreto).
• Qué campos son obligatorio especificar en el fichero de migración y cuales serán opcionales. Siempre de acuerdo con las restricciones de la guía de migración y el Manual de Alcance de las migraciones del sistema a implantar correspondiente.

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Como ejemplo en un ámbito de atención especializada, una de las principales actividades en este sentido es la conciliación sistemática de usuarios con BDU hasta alcanzar un ratio de al menos el 90% de los usuarios que tienen episodio en el hospital en los últimos 3-5 años. A mayor % de conciliación obtenido, mayor número de registros se verán incluidos en el proceso de migración, y menor será el impacto de cara al acceso a la historia clínica del paciente en el nuevo sistema.

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[ACT-RP-MIGR-3] Definir Plan de Pruebas de migración Cualitativas (catas)

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Dado que trabajaremos con un subconjunto, es importante que la elección del mismo sea cuidadosamente elegida en el proceso “[P-PRE-MIGR-4] Establecer subconjunto de datos para las pruebas de migración unitarias”.

[ACT-RP-MIGR-4] Definir Plan de Pruebas de migración Cuantitativas

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[ACT-RP-MIGR-4] Definir Plan de Pruebas de migración Cuantitativas

El “MIGR05. Plan de pruebas de migración Cuantitativas”, a diferencia del “MIGR04. Plan de pruebas de migración CualitativasEl “MIGR05. Plan de pruebas de migración Cuantitativas”, a diferencia del “MIGR04. Plan de pruebas de migración Cualitativas.”, lleva a cabo una batería de pruebas a un nivel más amplio pero a la vez más general.

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Es por ello que es necesario ejecutarlo sobre una migración completa.

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Área de Integración

[ACT-RP-INTE-1] Entregar contratos integración y tablas maestras involucradas

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En esta actividad deberá llevarse a cabo la transferencia del conocimiento necesaria hacia dichos actores, a través de la Oficina Técnica de Interoperabilidad.

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[[ACT-RP-INTE-2] Sesión RP de integración

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Es importante en este aspecto analizar todos los elementos integrados existentes que se ven afectados con el proceso de implantación, así como los nuevos elementos que entran en funcionamiento. Se ha de tener en cuenta igualmente no solo las integraciones corporativas a través de ESB, sino también cualquier otro tipo de integración a través de acceso a bases de datos, dblinks, acceso a descarga de ficheros vía ftp, permisos sobre vistas, web services, etc.

[ACT-RP-INTE-3] Definir Plan de Pruebas de conectividad de integraciones

Una vez analizado el espectro de integraciones que intervienen y son afectadas por el proceso de implantación durante la sesión “[ACT-RP-INTE-2] Sesión RP de integración”, tendremos acotado y acordado el alcance.

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[ACT-RP-INTE-3] Definir Plan de Pruebas de conectividad de integraciones

Una vez analizado el espectro de integraciones que intervienen y son afectadas por el proceso de implantación durante la sesión “[ACT-RP-INTE-2] Sesión RP de integración”, tendremos acotado y acordado el alcance.

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[ACT-RP-

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INTE-

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4] Definir Plan de Pruebas funcionales de las integraciones

Una vez analizado el espectro de integraciones que intervienen y son afectadas por el proceso de implantación durante la sesión “[ACT-RP-INTE-2] Sesión RP de integración”, tendremos acotado y acordado el alcance.

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De forma previa a que se lleve a cabo la fase de Arranque, deberá verificarse según se haya determinado específicamente para el proyecto, que las infraestructuras de comunicaciones del centro son aptas para dar cobertura al nuevo sistema.

En función de la tipología del nuevo sistema, requisitos de conectividad y arquitectura, nos encontraremos en un escenario más exigente o más laxo en relación a la criticidad de las infraestructuras de comunicaciones.

Por ello, deberá ser en cada proyecto concreto donde se acuerde cual es la situación que hay que garantizar en relación a la infraestructura de comunicaciones y las acciones correctivas necesarias para dicha garantía.

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Sabemos de la importancia organizativa que tiene para los centros la disponibilidad de información de seguimiento y control, tanto para el funcionamiento diario, la toma de decisiones en el ámbito hospitalario cómo para la comunicación a terceros en el cumplimiento de compromisos adquiridos.

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Image Added Área de Sistemas e Infraestructuras

[ACT-RP-

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SIST-

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Una vez catalogados todos los procesos de explotación de datos, es necesario contrastar los procesos en este ámbito existentes en el centro y catalogados con los ofrecidos por el nuevo sistema a implantar, poniendo el foco y el énfasis en aquellos procesos actuales que pasen a estar obsoletos tras la implantación bien porque se apague el origen de datos, bien porque se modifique el modelo de datos, etc.

Es labor en este proceso ese análisis y la categorización de los procesos de explotación de datos antes inventariados para conocer:

• Cuales permanecen invariables.
• Cuales son válidos pero deben ser actualizados.
• Cuales pasan a ser obsoletos y deben implementarse de nuevo tomando de origen de datos el nuevo sistema de información.

Deberá en este proceso igualmente planificarse las necesidades de desarrollo que supongan estas adecuaciones.

Image Removed Área de Gestión

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1] Entregar requisitos mínimos

En esta actividad, se procederá a la entrega al centro de los requisitos mínimos necesarios que han de cumplir los equipos cliente puestos a disposición de la formación de manera que se garantice que esta pueda llevarse a cabo sin problemas.

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[ACT-RP-

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SIST-

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En relación al área de gestión durante la fase de Reingeniería de Procesos, una de las principales actividades que se llevará a cabo es la presentación del MCI al centro.

Supone la introducción a los implicados en el proceso de implantación que será ejecutado, y proporcionará a estos una visión general sobre los hitos y horizonte que deberán ser marcados para la consecución con éxito de la implantación.

En esta presentación es clave la participación de los órganos directivos del centro (Gerencia, Dirección Médica, Dirección de Enfermería, Dirección de Atención al Ciudadano, Coordinadores Provinciales de TIC, Administración, etc.). La asimilación por parte de estos cargos del horizonte marcado propiciará la comprensión de las metas y objetivos a conseguir y la eliminación de falsas expectativas.

La gestión de las expectativas debe convertirse en un aspecto positivo de la implantación.

Huyendo siempre de la asimilación de falsas expectativas, el momento de implantación debe ser aprovechado como un momento de oportunidad para la mejora de la gestión en el centro, propiciando la modificación de pautas y procesos que se ejecutan erróneamente y que se encuentran arraigados, o mejorando determinados aspectos que el análisis de la actividad arroja como mejorables.

Esta actividad marcará el comienzo de las actividades de la fase de Reingeniería de Procesos

[ACT-RP-GEST-2] Identificar riesgos

En todo proyecto es necesario identificar los riesgos y disparadores asociados al proyecto, clasificándolos según sus principales componentes, y según los tipos y categorías de riesgos más importantes.

Se identificará de manera clara la causa específica de cada riesgo y el objetivo u objetivos del proyecto sobre los que estos inciden.

Los disparadores (triggers) son síntomas o señales de advertencia de que un riesgo ha ocurrido o está a punto de ocurrir.

La identificación de riesgos es un proceso iterativo, que comienza en la fase de planificación del proyecto y finaliza en su cierre. Dentro de cada una de estas fases, el análisis de la situación en busca de riesgos ha de ejecutarse periódicamente.

El formato del enunciado de cada riesgo ha de asegurar que este se entiende claramente y sin ambigüedades.

Como resultado obtendremos un “GEST04. Registro de riesgos” riesgos que analizaremos en los siguientes procesos. Este registro, debe contener al menos:

• Lista de riesgos identificados, incluyendo causas y asunciones inciertas.
• Efecto que puede provocar la materialización del riesgo.
• Se identifican los disparadores (triggers) asociados a cada riesgo que indican que el riesgo a ocurrido o está a punto de ocurrir
• Causas que provocan la existencia del riesgo.
• Lista de posibles respuestas al riesgo.
• El indicio que identifica que el riesgo se ha materializado
• Categorización del riesgo. Es conveniente basarse en una matriz EDR (Estructura de Desglose de Riesgo).

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2] Verificar situación infraestructura de comunicaciones

De forma previa a que se lleve a cabo la fase de Arranque, deberá verificarse según se haya determinado específicamente para el proyecto, que las infraestructuras de comunicaciones del centro son aptas para dar cobertura al nuevo sistema.

En función de la tipología del nuevo sistema, requisitos de conectividad y arquitectura, nos encontraremos en un escenario más exigente o más laxo en relación a la criticidad de las infraestructuras de comunicaciones.

Por ello, deberá ser en cada proyecto concreto donde se acuerde cual es la situación que hay que garantizar en relación a la infraestructura de comunicaciones y las acciones correctivas necesarias para dicha garantía.

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Image Added Área de Análisis y Explotación de Datos

[ACT-RP-AYED-1] Inventariar sistemas de explotación afectados

Sabemos de la importancia organizativa que tiene para los centros la disponibilidad de información de seguimiento y control, tanto para el funcionamiento diario, la toma de decisiones en el ámbito hospitalario cómo para la comunicación a terceros en el cumplimiento de compromisos adquiridos.

De las actividades del área de AyED, corresponden a la fase de Reingeniería de Procesos las relacionadas con la detección y catalogación de todas las fuentes de información externas relativas a explotación de información que se nutran del sistema origen a sustituir, y que tengan el riesgo de no disponer de información actualizada, una vez finalizado el proceso de implantación del nuevo sistema. Entre estas suelen encontrarse, aplicaciones de cuadro de mandos propias del centro, procesos de generación de informes en entornos web, procesos nocturnos de cálculo de datos, scripts de extracción de información para alimentar estructuras de datos en Excel o ficheros planos, etc.

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[ACT-RP-AYED-2] Analizar cobertura de los procesos de explotación de datos

Una vez catalogados todos los procesos de explotación de datos, es necesario contrastar los procesos en este ámbito existentes en el centro y catalogados con los ofrecidos por el nuevo sistema a implantar, poniendo el foco y el énfasis en aquellos procesos actuales que pasen a estar obsoletos tras la implantación bien porque se apague el origen de datos, bien porque se modifique el modelo de datos, etc.

Es labor en este proceso ese análisis y la categorización de los procesos de explotación de datos antes inventariados para conocer:

• Cuales permanecen invariables.
• Cuales son válidos pero deben ser actualizados.
• Cuales pasan a ser obsoletos y deben implementarse de nuevo tomando de origen de datos el nuevo sistema de información.

Deberá en este proceso igualmente planificarse las necesidades de desarrollo que supongan estas adecuaciones.

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Image Added Área de Gestión

[ACT-RP-GEST-8] HITO. Comienzo trabajo equipo implantación

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[ACT-RP-GEST-1] Presentar MCI. Visión y Alcance

En relación al área de gestión durante la fase de Reingeniería de Procesos, una de las principales actividades que se llevará a cabo es la presentación del MCI al centro.

Supone la introducción a los implicados en el proceso de implantación que será ejecutado, y proporcionará a estos una visión general sobre los hitos y horizonte que deberán ser marcados para la consecución con éxito de la implantación.

En esta presentación es clave la participación de los órganos directivos del centro (Gerencia, Dirección Médica, Dirección de Enfermería, Dirección de Atención al Ciudadano, Coordinadores Provinciales de TIC, Administración, etc.). La asimilación por parte de estos cargos del horizonte marcado propiciará la comprensión de las metas y objetivos a conseguir y la eliminación de falsas expectativas.

La gestión de las expectativas debe convertirse en un aspecto positivo de la implantación.

Huyendo siempre de la asimilación de falsas expectativas, el momento de implantación debe ser aprovechado como un momento de oportunidad para la mejora de la gestión en el centro, propiciando la modificación de pautas y procesos que se ejecutan erróneamente y que se encuentran arraigados, o mejorando determinados aspectos que el análisis de la actividad arroja como mejorables.

Esta actividad marcará el comienzo de las actividades de la fase de Reingeniería de Procesos.

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[ACT-RP-GEST-2] Identificar riesgos

En todo proyecto es necesario identificar los riesgos y disparadores asociados al proyecto, clasificándolos según sus principales componentes, y según los tipos y categorías de riesgos más importantes.

Se identificará de manera clara la causa específica de cada riesgo y el objetivo u objetivos del proyecto sobre los que estos inciden.

Los disparadores (triggers) son síntomas o señales de advertencia de que un riesgo ha ocurrido o está a punto de ocurrir.

La identificación de riesgos es un proceso iterativo, que comienza en la fase de planificación del proyecto y finaliza en su cierre. Dentro de cada una de estas fases, el análisis de la situación en busca de riesgos ha de ejecutarse periódicamente.

El formato del enunciado de cada riesgo ha de asegurar que este se entiende claramente y sin ambigüedades.

Como resultado obtendremos un “GEST04. Registro de riesgos” riesgos que analizaremos en los siguientes procesos. Este registro, debe contener al menos:

• Lista de riesgos identificados, incluyendo causas y asunciones inciertas.
• Efecto que puede provocar la materialización del riesgo.
• Se identifican los disparadores (triggers) asociados a cada riesgo que indican que el riesgo a ocurrido o está a punto de ocurrir
• Causas que provocan la existencia del riesgo.
• Lista de posibles respuestas al riesgo.
• El indicio que identifica que el riesgo se ha materializado
• Categorización del riesgo. Es conveniente basarse en una matriz EDR (Estructura de Desglose de Riesgo).

En las fases de planificación es cuando es conveniente identificar los riesgos, si bien estos pueden aparecer en cualquier fase del ciclo de vida del proyecto y deben ser gestionados. Por ello la idoneidad de identificar los riesgos en la fase de Reingeniería de Procesos.

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[ACT-RP-GEST-3] Realizar el Análisis Cualitativo de riesgos

El análisis cualitativo de riesgo evalúa la prioridad de los riesgos identificados usando:

• La probabilidad de ocurrencia,
• El impacto correspondiente sobre los objetivos del proyecto. En una unidad de medida (tiempo, monetario, etc).
• El tiempo de respuesta, etc.
• Severidad del riesgo.

El análisis cualitativo es una forma de priorizar de forma rápida y rentable las prioridades de la planificación de la respuesta a los riesgos. En embargo, en ocasiones no es suficiente y es necesario acompañarlo de un análisis cuantitativo para algún riesgo en concreto más crítico.

El análisis cualitativo de riesgos debe ser revisado continuamente pues la situación puede cambiar.

 Como salida, dotaremos al entregable “GEST04. Registro de riesgos” de información adicional a la obtenida en el proceso anterior, y que facilitarán su priorización a través del cálculo de su severidad (probabilidad * impacto).

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[ACT-RP-GEST-4] Planificar la respuesta a Riesgos

Una vez hemos identificado los riesgos, y estos han sido analizados al menos cualitativamente, podemos planificar la respuesta a los mismos.

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El análisis cualitativo de riesgo evalúa la prioridad de los riesgos identificados usando:

• La probabilidad de ocurrencia,
• El impacto correspondiente sobre los objetivos del proyecto. En una unidad de medida (tiempo, monetario, etc).
• El tiempo de respuesta, etc.
• Severidad del riesgo.

El análisis cualitativo es una forma de priorizar de forma rápida y rentable las prioridades de la planificación de la respuesta a los riesgos. En embargo, en ocasiones no es suficiente y es necesario acompañarlo de un análisis cuantitativo para algún riesgo en concreto más crítico.

El análisis cualitativo de riesgos debe ser revisado continuamente pues la situación puede cambiar.

 Como salida, dotaremos al entregable “GEST04. Registro de riesgos” de información adicional a la obtenida en el proceso anterior, y que facilitarán su priorización a través del cálculo de su severidad (probabilidad * impacto).

[ACT-RP-GEST-4] Planificar la respuesta a Riesgos

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[ACT-RP-GEST-5] Elaborar Informe Reingeniería de Procesos

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• Resumen de los acuerdos alcanzados durante las sesiones de RP.
• Valores de los elementos parametrizables ya acordados
• Modificaciones sobre los sistemas origen necesarias de cara al arranque.
• Modificaciones acordadas sobre el nuevo sistema que están a la mano del equipo de implantación.
• Detalle de las decisiones importantes tomadas respecto a los procesos y flujos de información en el hospital.los procesos y flujos de información en el hospital.

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[ACT-RP-GEST-6] Enviar de Peticiones Cambios / Mejoras al Comité de Cambios

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Estas peticiones de cambio o mejora deberán ser trasladadas a los referentes del ámbito funcional de la STIC para su análisis y toma en consideración.

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[ACT-RP-GEST-7] Elaborar cronograma implantación

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Haremos hincapié en el concepto “conjunto” pues ha de constituir un compromiso por todas las partes involucradas (equipo de implantación, centro, STI, proveedores, N3, etc.). Este compromiso, en relación a la fase de preimplantación debe garantizar que el centro se encuentre preparado y adecuado para el aterrizaje del equipo de implantación al completo al final de dicha fase, y que, una vez comience la fase de implantación, ninguna de las partes involucradas se va a encontrar en un estado bloqueado que le impida completar con éxito su responsabilidad de cara a la fecha propuesta de arranque.

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Ancla
FasePREI FasePREI

Preimplantación

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